時間管理の秘訣は「時間に対して仕事を割り当てる」こと

今日は、東北で時間管理のセミナーを行ってきました。

講義の際は、理論に自分の体験を交えていろいろな話をするのですが、

今日は特に頭が冴えていたのか、例え話が好調だったように思います。

私自身も仕事が過密になっているからでしょうか。

時間管理の重要性を自分でもひしひしと感じており、熱が入ったのかもしれません。

終了後のお見送りで、「勉強になりました」というお声を、いつもより多くいただいた気がします。

普段は帰りの新幹線はぐったりしているのですが、今日は心なしか心身ともに軽く、

久々にこうして筆を走らせています。

仕事の出来がその場で直接返ってくるのは、厳しくもある一方、嬉しいものですね。

週明けは広島で交渉力のセミナーです。一つひとつの仕事を大事にしていきたいですね。

仕事に時間を割り当ててはいけない

時間管理で重要なのは、

仕事に対して時間を割り当てる

のではなく、

時間に対して仕事を割り当てる

という発想の転換です。

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今日も、残業地獄から抜け出せないで苦しんでいるという受講生の方々が何人もいらっしゃいましたが、

その多くが、目の前にある仕事を手当たり次第取り組もうとされていました。

しかし、一つひとつの仕事に対して、それを処理するために重要な時間を割り当てようとすると、

それらの仕事を全部やり遂げるまでは終われないので、時間は常に足りないままです。

仕事に要する時間は、割り当てた時間をすべて満たすまで膨張します

(これをパーキンソンの法則と言います)

つまり、自分が割り当てた時間の分だけ、仕事量は膨張するのです。

たとえ、本来はもっと短い時間で終わらせることができたとしてもです。

例えば、今日やるべきこととして、A・B・C・Dという4つの仕事があり、それぞれに対して下記のように所要時間を見立てたとします。

A・・・2時間

B・・・3時間

C・・・2時間

D・・・3時間

全部合計すると10時間です。

もし途中で1時間の昼休憩を挟み、就業時刻が9:00-18:00だったとすると、2時間は残業になります。

そして、この残業を縮めることは容易ではありません。

自分自身がこれをやるのに10時間かかると思っているからです。

残業地獄を抜け出せない方は、自ら残業を生み出す仕事の仕方をしてしまっているのです。

まず時間ありきで、収まるように仕事を割り当てる

これに対し、時間管理思考を持つ方は、上記とは逆のアプローチをします。

時間に対して仕事を割り当てるのです。

同じようなことを言っていると思われるかもしれませんが、正反対の考え方です。

仕事に割り当てる時間を決めておいて、その中に収まるように仕事を設計するのです。

上記の例で言うと、就業時間内に仕事を終わらせて、18:00には帰ろうとするならば、

それぞれの仕事の完了基準を80%程度にしてしまい、時間の割り当ても80%程度にとどめてしまえばいいのです。

A・・・1.6時間

B・・・2.4時間

C・・・1.6時間

D・・・2.4時間

合計すると8時間で収まります。

「仕事の質を80%に下げるなんて!」と思う方もいるかもしれませんが、

本来はその程度の水準で十分なのに、自ら水準を上げてしまっている仕事も多くあるものです。

資料作成や報告書などの書類作成が良い例です。

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実際はそこまでしなくても構わないのに、こだわりや自己満足のために、

基準を自ら上げてしまうことがしばしばあります。

また、大した用事でもない折り返しの電話やメールの返信、定例会議など、

ほどほどで済ませられるはずなのに、ついつい長くなりがちです。

80%程度の時間で終わる水準で済ませてしまうという発想も大事です。

仕事の量を減らす3つの方法

もちろん100%の水準で達成しなければならない場合もあるでしょう。

その場合は、下記の3つ方法を用いて、仕事の総量そのものを減らさねばなりません。

1.やめてしまう

定型報告や電話の折り返し、メールなど、やらなくても実は大した問題にならない仕事はいくつもあります。

自分では必要だと思い込んでいても、忘れたふりをしてやめてみたら、誰も何も言ってこなかったということも実際にあるものです。

あえて一日やらないでおいて、周囲からリアクションがなければそのままやめてしまう、という選択肢もアリではないかと私は思います。

2.断る

「いい人」は常に時間貧乏です。嫌われる勇気を持って、時にはNoと言うことも大事です。

ただし、いつもNoを言っているだけの人は、周囲から人が離れていきます。何でも断ればいいというものではありまえせん。バランスと使い分けが大事です。

むしろ、自分の成果や成功に直結することは、意欲的にYesと言う必要があります。

求める結果に直結する仕事は、時には他人の仕事すら奪い取るくらいの気概が必要です。

仕事ができるようになるためには、数多くの仕事をこなさねばなりません。

上司や周囲へのYesは、仕事を自分のもとに集める魔法の言葉だとも言えます。

一方で、自分でなくても良い仕事、生み出せる価値の小さい仕事は、時にNoを言うことも大切です。

何でもかんでもYesを言ってしまう人は、ただの「便利な人」になってしまいます。

3.他人にお願いする

自分のキャパシティを超えそうな時は、それを他人にお願いすることも有効です。

ただし、これも上記同様、何もかも他人に振っていると、周囲から反感をくらいます。

他人に助けてもらったら、何かしらのかたちで相手にも返すことが必要です。

例えば、

・余力がある時に、今度は自分がその人の仕事を手伝ってあげる

・食事をおごったり、プレゼントをしたりする

・その人の高評価を、上司や周囲に伝えてあげる

など、返せることは以外にもいろいろあります。

必ずしも時間を時間で返す必要もありません。

お互いの得意なことと苦手なこと、好きなことを嫌いなことをトレードするのも効果的です。

例えば、私は人前で話す仕事は、好きですし得意です。

数を重ねるほど能力も上がり、自分のビジョンに直結しているので、人前に出る仕事は買ってでもやりたいです。

逆に、事務作業や資料作成などは面倒で極力避けたいと思っています。

一方で、デスクワークが得意だけど、人前で話すことが苦手な方もいます。

こういう方と一緒に仕事をすると、お互いに得意領域を分担し合えるので、お互いに満足度が高くなります。

Win-Winの関係です。こういう関係を多くの方と築いていけると、仕事はとてもやりやすくなります。

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まとめ

時間管理の肝は、発想の転換です。

・仕事ありきではなく、時間ありきで考える

・常に完璧を求めない。ほどほどで良いことは、ほどほどで済ませてしまう

・全部自分でやろうとしない

こうした思考が当たり前になると、時間の使い方が今よりも格段にラクになりますよ。

本日も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。